El préstamo de obras para exposiciones es una forma de contribuir a la mayor difusión de los fondos de la Biblioteca de Andalucía.
Con el objetivo de atender adecuadamente las solicitudes de préstamo recibidas para exposiciones y al mismo tiempo no menoscabar las funciones que la Biblioteca de Andalucía tiene encomendadas, se establecen las siguientes normas de préstamo.
1. Petición de préstamo
La petición de obras a la Biblioteca de Andalucía se realizará mediante carta dirigida a la Dirección de la Biblioteca de Andalucía que deberá tener entrada con una antelación mínima de tres meses respecto de la fecha inauguración de la exposición.
El préstamo de toda obra estará sujeto a consideraciones de tipo científico o técnico y en todo caso supeditado al estado de conservación de la misma, que deberá ser valorado por la Biblioteca de Andalucía.
2. Objeto y contenido
La solicitud de préstamo de obras debe acompañarse de un informe en el que se detalle el objeto y contenido de la exposición, especificando los siguientes puntos:
- Motivo de la muestra y oportunidad de inclusión de las obras solicitadas en la misma, debiendo tenerse en cuenta que sólo se accederá al préstamo de obras cuando se trate de piezas insustituibles y directamente relacionadas con el tema de la exposición.
- Relación completa de las obras solicitadas, rellenando por parte de la institución peticionaria, un formulario para cada una de las obras solicitadas
El número de piezas solicitadas no superará las veinte (20) obras.
En el caso de que la petición supere ese límite se estudiará la posibilidad de ampliar el número de obras atendiendo a razones de especial interés de la muestra o difusión de las colecciones de la Biblioteca de Andalucía.
No se autorizarán aquellas solicitudes en las que las obras no aparezcan plenamente identificadas.
- Lugar y fechas de celebración de la muestra.
Se especificará la fecha mediante día, mes y año, tanto del inicio como del fin de la exposición, así como el lugar de celebración de la misma.
Cualquier cambio de fechas y/o sede deberá ser comunicado con la debida antelación a la Biblioteca de Andalucía quien deberá autorizar expresamente los citados cambios.
- Informe sobre las condiciones ambientales de las Salas de exposición y plano de las mismas, especificando: valores de humedad relativa y temperatura, intensidad lumínica (lux) y características de la iluminación prevista en sala y vitrinas, y descripción de las infraestructuras de climatización e iluminación que garanticen las condiciones de la exposición de las obras.
La entidad organizadora de la exposición deberá garantizar la seguridad y conservación de las obras expuestas asegurando una vigilancia permanente las 24 h. del día y sistemas adecuados de detección y extinción de incendios.
Se mantendrán escrupulosamente los valores de humedad y temperatura, que estarán comprendidos entre 19º C +/- 1º C y entre 40 y 50% HR de forma general. Asimismo se evitarán las oscilaciones que no podrán superar 1º C ni 5% HR al día.
La iluminación será indirecta, no pudiendo exceder de 50 luxes para las obras en soporte papel y entre 150 - 200 luxes para la pintura. En ningún caso se podrán exponer las obras bajo iluminación solar directa debiendo cubrir con elementos no removibles fácilmente ventanas, cristaleras, claraboyas o cualquier otra fuente de luz natural.
La instalación de las obras se realizará en vitrinas cerradas, alejadas de fuentes de calor, evitando el empleo de cualquier elemento punzante, adherente, abrasivo, etc., que pueda dañar las obras.
La distancia mínima entre el interior de la vitrina y la pieza instalada no será nunca inferior a 5 cm. Cuando el montaje de una obra no requiera un atril y pueda apoyarse directamente sobre la base de la vitrina, se exigirá que dicha base esté forrada con tela de algodón, lienzo o cartón neutro.
Los libros podrán estar abiertos por la misma página durante 90 días como máximo. Transcurrido ese período de tiempo se procederá al cambio de página, manipulación que deberá realizar siempre por personal especializado.
La cesión de las obras estará condicionada a la aprobación previa por parte de la Biblioteca de Andalucía de las condiciones técnicas de la sala y de las vitrinas. La Biblioteca de Andalucía podrá solicitar para determinadas obras, por su valor o por su estado, condiciones especiales de conservación referentes a las características de la vitrina (individual, climatizada, etc.).
3. Duración de las exposiciones
El préstamo se hará para una sola sede, sólo se autorizará una itinerancia.
En caso de prórroga de la exposición, deberá procederse a la renovación de todos los trámites que se consideren necesarios por la biblioteca prestataria.
4. Restauración
La Biblioteca de Andalucía se reserva el derecho a decidir si las obras a prestar serán restauradas o no, teniendo en cuenta su estado de conservación y otros aspectos científicos y técnicos.
Los gastos derivados de este proceso correrán a cargo de la entidad organizadora.
5. Embalaje y transporte
El embalaje y transporte deberá ser realizado por una empresa especializada en el transporte de este tipo de obras con acreditada experiencia en el sector y siempre de acuerdo con las especificaciones establecidas por la Biblioteca de Andalucía.
La Biblioteca de Andalucía se reserva el derecho de rechazar la empresa de transporte propuesta por los organizadores.
Las obras irán debidamente embaladas, tanto a la ida como al regreso, debiendo efectuarse las operaciones de embalaje y desembalaje bajo la supervisión de personal de la Biblioteca de Andalucía.
Todas las obras deberán transportarse dentro de cajas acondicionadas contra la humedad, cambios de temperatura, golpes y cualquier otra circunstancia que las pudiera poner en peligro. Se cerrarán con tornillos y precintos de seguridad. Todos los costes de embalaje y desembalaje correrán a cargo de la entidad organizadora.
La fecha de embalaje y transporte será acordada entre la entidad organizadora y la Biblioteca de Andalucía.
El transporte a la Sala de exposiciones se realizará directamente desde la Biblioteca de Andalucía y no se hará con más de 4 días de antelación a la fecha de inauguración de la muestra, salvo autorización expresa de la Biblioteca de Andalucía.
6. Montaje de las obras
Las obras se instalarán siguiendo las indicaciones dadas por la Biblioteca de Andalucía.
De manera general, los libros se colocarán sobre atriles confeccionados a medida, en metacrilato, cartón de conservación o cartón pluma de conservación, cuidando de que el ángulo de apertura coincida con el mencionado en los informes de estado. De modo general, éste no superará los 90º salvo en los casos en que se señale expresamente.
Los gastos de diseño y confección de los atriles correrán a cargo de la entidad organizadora.
Los dibujos, mapas, grabados, fotografías, carteles, tarjetas y hojas sueltas, o cualquier otra obra que se estime oportuno, saldrán de la Biblioteca de Andalucía montados en carpetas passe-partout de cartulina neutra, enmarcados con metacrilato o, previa autorización, en cristal calidad museo o blindado, según las indicaciones que realice el personal técnico de la Biblioteca de Andalucía.
La entidad organizadora se responsabilizará del montaje y se hará cargo de los gastos que origine.
El material del montaje quedará en propiedad de la Biblioteca de Andalucía si así se estipula.
Una vez devueltas las obras deberán ser desembaladas el mismo día de la entrega o, en su defecto, el día inmediatamente posterior.
7. Actas de entrega
Una vez realizado el montaje se acreditará el préstamo temporal mediante la firma de un acta de entrega que será firmada por la persona designada desde la Biblioteca de Andalucía y el responsable de la exposición. Si se considera oportuno, en dicha acta se indicará cualquier dato que se considere necesario para la mejor seguridad y preservación de las piezas.
8. Reproducción de documentos y catálogo
- Reproducciones de seguridad:
El préstamo de obras implica que la Biblioteca de Andalucía debe disponer de una reproducción digital completa -- copia de seguridad --. Cuando las piezas no cuenten, en la fecha de solicitud del préstamo, con un soporte de seguridad alternativo, la entidad solicitante asumirá la realización de la misma. El soporte digital quedará en propiedad de la Biblioteca de Andalucía.
La Biblioteca de Andalucía puede realizar la reproducción de la/s obra/s solicitadas siempre que no se supere el número máximo de obras permitidas en préstamo.
- Reproducciones para catálogo:
Para ilustrar el catálogo o cualquier otra publicación relacionada con la exposición se podrán solicitar debidamente identificadas, reproducciones digitales en color de alta resolución, siempre y cuando el tamaño del original no supere las dimensiones del A2. Las reproducciones serán facilitadas, sin coste alguno, por la Biblioteca Digital de Andalucía.
En los créditos fotográficos se mencionará la procedencia de las reproducciones del siguiente modo: "Copia digital Biblioteca Digital de Andalucía".
La entidad organizadora gestionará previamente la autorización para uso público de los fondos solicitados de acuerdo con la legislación vigente.
De ser publicado un catálogo, deberán enviarse a la Biblioteca de Andalucía los ejemplares que marca el Decreto que regula la gestión del depósito legal en la Comunidad Autónoma de Andalucía desde la oficina provincial correspondiente donde se haya solicitado el número de depósito legal.
9. Mención/cita de la Biblioteca de Andalucía
Tanto en las fichas o citas en el catálogo como en las cartelas de la exposición la Biblioteca será citada como sigue: Biblioteca de Andalucía (Granada, España).
10. Correo de las obras
Cuando la Biblioteca lo considere conveniente, enviará junto con las obras que se presten, una persona que supervise el transporte e instalación de las mismas en las salas de exposición. Todos los costes generados correrán a cargo de la entidad organizadora de la exposición, y la duración será fijada por la Biblioteca en función del lugar y complejidad del montaje.
11. Devolución
Concluida la exposición, las piezas serán devueltas directamente a la Biblioteca de Andalucía en un plazo máximo de una semana, sin que medie un máximo de tres días desde la finalización de la muestra y el reembalaje.
Al recibir las obras y antes de la firma del acta de recepción correspondiente, la Biblioteca de Andalucía revisará el estado de conservación de los documentos devueltos para detectar cualquier posible deterioro.
Si se hubiese producido alguna incidencia la Biblioteca de Andalucía, incluirá una nota sobre ella en el acta de devolución, por si hubiese lugar a la exigencia de responsabilidades.
En caso de litigio, ambas partes se someterán a la jurisdicción de los tribunales que correspondan a la sede de la Biblioteca de Andalucía.
12. Aceptación de las Normas
La devolución a la Biblioteca de Andalucía de este documento debidamente firmado es requisito indispensable para la concesión del préstamo.
Declaro conocer y aceptar estas normas generales y me comprometo a cumplirlas, y en virtud de lo cual lo firmo.